Empresas estão acabando com as reuniões com participantes sentados

A Atomic Object, uma  empresa de desenvolvimento de software em Grand Rapids, Michigan, realiza reuniões como a primeira coisa na manhã.

Os funcionários seguem regras estritas: a participação é obrigatória; o bate-papo fora de assunto de trabalho é reduzido ao mínimo e, acima de tudo, todo mundo tem que ficar de pé.

Encontros em pé fazem parte de uma cultura tecnológica em rápido movimento, em que estar sentado tornou-se sinônimo de preguiça. O objetivo é eliminar confabulações prolixas onde os participantes pontificam, ou jogam Angry Birds em seus telefones celulares, ou estão completamente desligados dos assuntos tratados.

A Objeto Atomic ainda franze a testa sobre a existência de mesas durante as reuniões. "Eles usam-nas como uma forma muito fácil de se inclinar ou descansar seus laptops", explica Michael Marsiglia, vice-presidente. No final das reuniões, que raramente duram mais de cinco minutos, os funcionários normalmente fazem uma rápida caminhada e, em seguida, "continuam com o seu dia", diz ele.

A realização de reuniões em pé, não é novidade. Alguns líderes militares as usavam durante a I Guerra Mundial, de acordo com Allen Bluedorn, professor de negócios da Universidade de Missouri. Um certo número de companhias adotaram as reuniões em pé ao longo dos anos. Bluedorn fez um estudo em 1998 que descobriu que as reuniões em pé geralmente eram um terço menor do que reuniões com os participantes sentados e a qualidade de tomada de decisão foi a mesma coisa.

A atual onda de reunião em pé está sendo alimentada pelo crescente uso de "Agile", uma abordagem ao desenvolvimento de software, cristalizada em um manifesto publicado por 17 profissionais de software em 2001. O método procura a compressão de projetos de desenvolvimento em pequenos pedaços. Também envolve reuniões diárias em pé onde é esperado dos participantes que eles atualizem rapidamente seus pares com três coisas: o que fizeram desde a reunião de ontem; o que eles estão fazendo hoje  e quaisquer obstáculos que se interpõem no caminho para realizar o trabalho.

Se os funcionários estiverem atrasados ​​para a reunião, muitas vezes chamado de "dairy scrum", algumas vezes eles devem cantar uma música como "I'm a Little Tepot", dar uma volta ao redor do prédio de escritórios ou pagar uma pequena multa, diz Mike Cohn, presidente da Mountain Goat Software, de Lafayette, Colorado, um consultor e instrutor Agile. Se alguém estiver divagando por muito tempo, um funcionário pode apresentar um rato de borracha indicando que é hora de seguir em frente. Algumas empresas fazem exceções às suas regras de reuniões não-sentados, no caso de o funcionário estar doente, ferido ou grávida - isto geralmente não funciona para os trabalhadores fora do escritório, em tele trabalho via Skype.

Um grupo de desenvolvimento da Microsoft Corp realiza reunião diária em que os participantes jogam em torno de uma galinha de borracha chamado Ralph para determinar quem será o próximo a falar, diz um membro do grupo, Aaron Bjork.

Como a tecnologia Agile tem se tornado mais amplamente adotado, as reuniões em pé se espalharam junto com ela. A VersionOne, que faz o desenvolvimento do software Agile, entrevistou 6.042 trabalhadores de tecnologia ao redor do mundo em uma pesquisa realizada em 2011 e descobriu que 78% participavam de reuniões em pé.

Os projetistas de escritórios estão respondendo através da concepção de espaços de trabalho tendo em mente a realização de reuniões em pé. A Divisão Turnstone da empresa fabricante de móveis Steelcase Inc., por exemplo, introduziu recentemente o "Mesa Grande", uma mesa com um grande pé de altura, projetado para reuniões rápidas.

Mitch Lacey, um consultor de tecnologia de Bellevue, Washington, e ex-funcionário da Microsoft diz que alguns de seus ex-colegas teem realizado reuniões em pé em uma escada sem aquecimento para que sejam mais curtas.

A realização de reuniões antes do almoço também acelera as coisas. Mark Tonkelowitz, gerente de engenharia do núcleo News Feed, da Facebook Inc., promove reuniões em pé, com duação de 15 minutos, por volta do meio-dia. A proximidade com o almoço serve "como motivação para manter as atualizações mais rápidas", diz ele.

Às vezes as pessoas se enganam um pouco. "Temos algumas preguiçosas que fazem corpo mole muito bem", diz AT McCann, fundador da Gist, de Seattle para ferramenta de contato organizacional adquirida no ano passado pela Research In Motion, que realiza reuniões empé às 10:00 horas, três dias por semana.

Obie Fernandez, fundador da Hashrocket, de Jacksonville, na Flórida, empresa de design de software, diz que sua equipe faz circular entre todos os participantes de uma reunião em pé, uma bola medicinal com cerca de 10 libras. Para recém-chegados que desconhecem a prática, "tem um significado interessante", ele diz, "mas realmente a coisa principal que você quer é evitar que as pessoas se disperssem".

Os participantes desaprovam chegadas tardias às reuniões em pé, e alguns engenheiros obcecados por dados sequer computam os custos dos atrasos. Ian Witucki, um gerente de programa da empresa de software Adobe Systems Inc., calculou o custo acumulado ao longo de um ciclo típico de 18 meses para lançamento de um produto considerando iniciar as reuniões em pé um pouco atrasadas todos os dias. O total - cerca de seis semanas de trabalho de dois funcionários -, igualou a quantidade de tempo que a empresa pode passar naa construção de uma das principais características de cada produto, diz ele.

Logo depois, a equipe impôs uma multa de US$ 1 para os retardatários. Agora os funcionários correm pelo corredor para chegar a tempo, diz o Sr. Witucki.

Jason Yip, um principal consultor da ThoughtWorks, em Sydney, Austrália, toca a música de Bob Marley "Get Up, Stand Up", para reunir os colegas. "Ela age como um sino de Pavlov", diz ele.

Enquanto isso, a Starr Conspiracy, de Fort Worth, Texas, uma agência de publicidade, marketing e branding, sinaliza a sua reunião diária em pé com o que eles chamam de "amontoado", com alguns compassos da canção, "Whoomp! (There It Is) ", diz sócio Steve Smith.

"Se eu estiver em um jogo de futebol e ouvir a música, de repente tenho a vontade de amontoar-me", diz Smith.

Uma unidade da Steelcase Turnstone, que tem realizado reuniões em pé por cerca de uma década, durante anos tocou "Ring of Fire", de Johnny Cash para iniciar as reuniões. Recentemente, mudou para "A Little Less Conversation" de Elvis, um lembrete para manter as reuniões curtas, diz o gerente geral Kevin Kuske.

Há ocasiões em que até mesmo uma eunião em pé leva muito tempo.

No Freshbooks.com, uma empresa baseada em Toronto que faz software de contabilidade online, as equipes tentam fazer reuniões em pé às 10:00 horas, diariamente. Mas nos dias em que todos estão muito atarefados para se reunir em torno da mesa de ping-pong da empresa, os membros da equipe gritam suas atualizações de status de suas mesas, que são dispostas em um círculo.

Eles chamam a essas reuniões "sit-downs".

Fonte: The Wall Street Journal - The A-Hed - RACHEL EMMA SILVERMAN