Duas listas que você deveria olhar pela manhã

O artigo a seguir publicado na Harvard Business Review Online foi escrito por Peter Bregman , consultor estratégico para CEOs e suas equipes de liderança. Seu livro mais recente é 18 Minutos: Encontre o seu foco, sua distração mestre, e tenha as coisas certas feitas . Vale a pena refletir sobre ele.

Eu estava atrasado para meu encontro com o CEO de uma empresa de tecnologia e eu estava enviando um email para ele de meu iPhone quando entrei no elevador do prédio onde sua empresa tem escritório. Fiquei focado na tela quando o elevador chegou ao sexto andar. Eu ainda estava escrevendo com meus dedos quando a porta do elevador se abriu e eu saí sem olhar para cima. Então ouvi uma voz atrás de mim, "andar errado." Olhei para trás, o homem que estava segurando a porta aberta para eu voltar era o CEO, com um grande sorriso no rosto. Ele estava no elevador comigo o tempo todo. "Busted", disse ele.

O mundo está se movendo rápido e está ficando cada vez mais rápido. Muita tecnologia. Muita informação. Muito para compreender, para pensar, para reagir. Uma amiga recentemente assumiu um novo emprego como chefe de treinamento e desenvolvimento em um banco de investimento de médio porte. Quando ela foi trabalhar em seu primeiro dia no emprego ela ligou seu computador, conectado com a senha que lhe deram, e encontrou 385 mensagens já esperando por ela.

Por isso, tentamos acelerar para coincidir com o ritmo da ação em torno de nós. Ficamos até 3 horas da manhã tentando responder todos os nossos e-mails. Ficamos no twitter, no facebook e nos mantemos conectados. Verificamos sites de notícias para termos certeza de que nos mantemos atualizados sobre as últimas informações. E nos mantemos atentos cada vez que ouvimos o sinal sonoro ou a vibração de uma nova mensagem de texto.

Mas isso é um erro. A velocidade com que a informação é arremessada para nós é inevitável (e está ficando pior). Mas tentar pegar tudo isso é contraproducente. Quanto mais rápido as ondas vêm, mais deliberadamente precisamos navegar. Caso contrário vamos ficar jogados por aí como tantas partículas de areia, espalhadas ao esquecimento. Nunca antes foi tão importante estar aterrado e intencional e saber o que é importante.

Nunca antes foi tão importante para dizer "Não". Não, eu não vou ler esse artigo. Não, eu não vou ler esse e-mail. Não, eu não vou atender aquele telefonema. Não, eu não vou sentar-me nessa reunião.

É difícil de fazer, porque talvez, apenas talvez, a próxima peça de informação pode ser a chave para nosso sucesso. Mas na verdade o nosso sucesso depende do oposto: em nossa vontade de arriscar e perder alguma informação. Porque tentando se concentrar em tudo isso é um risco em si. Nós mesmos nos colaocaremos exaustos. Nós vamos ficar confusos, nervosos e irritados. E nós não vamos ver o CEO, em pé, ao nosso lado no elevador.

Um estudo de acidentes de carro pela Virginia Tech Transportation Institute colocou câmeras nos carros para ver o que acontece antes de um acidente. Eles descobriram que em 80% dos acidentes o condutor estava distraído durante os três segundos que antecederam o incidente. Em outras palavras, eles perderam o foco - discando seus telefones celulares, mudando a estação no rádio, dando uma mordida em um sanduíche, talvez verificado um texto - e não notou que algo mudou no mundo em torno deles. Em seguida, eles se acidentam.

O mundo está mudando rapidamente e se não ficarmos focados na estrada à frente, resistindo as distrações que, embora tentadoras e boas, distraem e aumentam as chances de um acidente.

Agora é um bom momento para fazer uma pausa, priorizar e focar. Faça duas listas:

Lista 1: Lista de Foco (a estrada à frente) O que você está tentando alcançar? O que faz você feliz? O que é importante para você? Desenhe o seu tempo em torno dessas coisas. Porque o tempo é o seu recurso limitado e não importa o quão duro você tente, você não pode trabalhar 25/8.
Lista 2: Sua Lista de Ignorados (as distrações)
Para ter sucesso em usar seu tempo sabiamente, você tem que fazer as perguntas igualmente importantes, mas muitas vezes evitando as complementares: o que você está disposto a não conseguir? O que não faz você feliz? O que não é importante para você? O que pode ficar no caminho?

Algumas pessoas já tem a primeira lista. Muito poucos têm a segunda. Mas, dada a facilidade com que nos distraimos e quantas distrações temos nos dias de hoje, a segunda é mais importante do que nunca. Os dirigentes que continuarão a prosperar no futuro devem saber as respostas para estas perguntas e cada vez que há uma demanda por sua atenção eles devem  se perguntar se vai ainda mais em seu foco ou se devem desprezá-la.

Você não deve criar essas listas uma vez e depois colocá-las em uma gaveta. Estas duas listas são o mapa para cada dia. Analise-as todas as manhãs, juntamente com sua agenda, e pergunte: qual é o plano para hoje? Onde é que vou gastar o meu tempo? Como é que vai promover o meu foco? Como eu poderia me distrair? Em seguida, encontre a coragem para seguir adiante, fazer escolhas, e talvez desapontar algumas pessoas.

Após o CEO ter me encontrado no elevador, ele me falou sobre a reunião que acabara de vir. Foi uma reunião de todos os finalistas, dos quais ele era um, para o título de Empreendedor do Ano. Esta foi uma reunião importante para ele - como o foi para todos os que aspiravam ao título (os juízes eram todos os presentes) - e antes de entrar ele tinha tomado duas decisões explícitas: 1. focar na reunião em si e 2. não verificar seu BlackBerry.

O que surpreendeu foi que ele era o único que não colado a um dispositivo móvel. Não estavam todos os outros CEOs interessado no título? Seriam os seus negócios tão dependentes deles que eles não poderiam ficar fora por uma hora? Seria alguma dessas coisas mais inteligente para se comunicar com os juízes?

Havia apenas uma coisa que era mais importante naquela hora e havia apenas um CEO cujo comportamento reflete essa importância, que sabia onde focar e o que ignorar. Seja ou não ele o ganhador do título, ele já está ganhando o jogo.